La firma por videoconferencia (todo lo que necesitas saber)

La firma por videoconferencia (todo lo que necesitas saber)

Nombre de la ley y razón de su aprobación:

Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de directivas de la unión europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos.

Como necesidad de transponer al derecho interno español la Directiva comunitaria Directiva (UE) 2019/1151 de utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades, el Gobierno aprobó el 8 de mayo la Ley 11/2023 llamada de herramientas digitales para notarios y registradores, en Europa se consideró algo imprescindible la posibilidad de crear una empresa desde casa por cualquier ciudadano de la Unión, y España ha sido uno de los países que más ha tardado en cumplir con la normativa europea.

En el ámbito que más nos interesa de la Ley es el notarial y esta Ley introduce las siguientes novedades:

  • Regular un protocolo electrónico que refleje las matrices de los instrumentos públicos, ya no sólo tendremos esos libros tan gordos (protocolo) donde guardamos todos los contratos, actas y escrituras que firman los clientes, sino que al mismo tiempo existirá un protocolo electrónico (en la nube) custodiado por el Consejo General del Notariado de todos los documentos firmados por los notarios españoles.
  • La posibilidad de consulta digital motivada de un índice único informatizado general por el Consejo General del Notariado y las administraciones públicas, instrumento muy útil para los notarios y para las administraciones para el control de blanqueo de capitales, prevención del fraude fiscal, etc.
  • Permitir el otorgamiento de ciertos instrumentos a través de videoconferencia y comparecencia electrónica.
  • Y disposiciones en materia de seguridad y archivos.

De todo esto lo que ha generado mayor interés a los ciudadanos es la posibilidad de firmar a distancia con su notario a través de una videoconferencia.

Lo primero que debemos preguntarnos es:

¿Qué tipo de documentos podré firmar a distancia con mi notario de confianza?

La firma notarial podrá desarrollarse a través del cauce de la videoconferencia en determinados casos tasados, pero que pueden ampliarse reglamentariamente en un futuro:

  1. Las pólizas mercantiles (Es decir, todo tipo de préstamos personales, líneas de crédito, avales, pignoración de fondos o depósitos en garantía, confirming, factoring o descuento de facturas…) Eso sí, en ningún caso préstamos con garantía hipotecaria, (hipotecas) que seguirán debiendo firmarse en todo caso presencialmente ante el notario.
  2. La constitución de sociedades mercantiles, nombramientos y apoderamientos mercantiles, así como otros actos societarios siempre que, de tener aportaciones, sean dinerarias. Si las aportaciones a la sociedad fueran no dinerarias por ejemplo de bienes inmuebles deberá realizarse la firma también de forma presencial.
  3. Los poderes de representación procesal (poderes para pleitos) o ante las Administraciones, los electorales y para actos concretos. No cabe para los generales o para los preventivos, por ser poderes mucho más delicados que exigen del notario un juicio de suficiencia de los poderes mucho más exhaustivo.
  4. La revocación de poderes, excepto los “generales preventivos” (estos poderes generales tanto su concesión como revocación exigen presencia física ante notario).
  5. Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías (las típicas cancelaciones de hipotecas también podrán hacerse a distancia).
  6. Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto. Éste es uno de los documentos que desde el COVID ya podía realizarse por videoconferencia, de hecho, fue el primer documento a firmar por el notario a distancia.
  7. Los testimonios de legitimación de firmas. (compulsas de firmas digitales)
  8. Los testamentos mientras haya confinamiento por epidemia. Por tanto, no en cualquier situación de normalidad sino exclusivamente en situaciones de epidemia declarada y con prohibición de salidas a la población.
  9. Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
  10. La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física.
  11. Otros actos y negocios jurídicos permitidos reglamentariamente. Por lo que en un futuro podrían ampliarse el número de documentos que se podrían firmar por videoconferencia.

Es importante reseñar que la firma ante notario por videoconferencia no deja de ser una opción para el ciudadano sin que en ningún caso tenga carácter obligatorio siendo una alternativa más para facilitar y acercar la función notarial a todas las personas.

Procedimiento para poder firmar con tu notario por videoconferencia:

  • El otorgante accederá a la aplicación abierta en la sede electrónica notarial el llamado Portal Notarial del Ciudadano identificándose. Si no tuviera firma electrónica, se le dotará gratuitamente de una de uso específico para el otorgamiento.
  • Durante el acto del otorgamiento, el notario habrá de exhibir al compareciente el documento a través de la plataforma, de modo que pueda hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte del notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido.
  • El notario autorizará el documento con su firma electrónica cualificada.

Comparecencia electrónica

Tiene un ámbito más amplio que el de otorgar títulos por comparecencia por video, pudiendo además:

Actos. Los interesados podrán mediante la comparecencia electrónica:

  1. Aportar antecedentes para una posterior autorización de documento notarial.
  2. Otorgar electrónicamente los actos o negocios jurídicos que se determine, la propia firma del documento por videoconferencia.
  3. Solicitar copias simples o autorizadas previa apreciación de su interés.
  4. Solicitar que se identifiquen los documentos notariales en los que ha intervenido para pedir luego copias autorizadas electrónicas. No prevé para copias simples.

Procedimiento:

  • Los interesados en firmar por videoconferencia podrán comparecer electrónicamente en la sede electrónica notarial, el que se conoce como Portal notarial del Ciudadano, identificándose conforme al artículo 9 LPAyPAC DNI, NIE…, debiendo proporcionar su teléfono, correo electrónico y, en su caso, su representación.
  • Podréis ejercer vuestro derecho a la elección de notario con arreglo a la legislación aplicable, es decir, el que elige el notario eres TÚ, la videoconferencia no cambia nada en este aspecto.
  • La sede electrónica notarial deberá permitir… “la apreciación de su capacidad jurídica, asegurando la inmediación electrónica”. Como notario mi trabajo no cambia sigo teniendo que apreciar la capacidad de la persona que firma, hacer la labor de asesoramiento e información en la lectura del instrumento y recoger el consentimiento informado de las partes intervinientes que lo prestarán en vez de mediante una firma manuscrita en un papel por una firma electrónica a través de un certificado electrónico reconocido.
  • El notario deberá comprobar la documentación remitida para su identificación por el otorgante, de hecho se cotejará previamente con archivos de la policía para evitar cualquier tipo de fraude y archivará copia electrónica solo si lo exige la legislación de prevención de blanqueo y terrorismo.

Al final el procedimiento de firma no se diferenciará mucho de cualquier tipo de videoconferencia que por motivos laborales nos vemos obligados a tener casi cada día en nuestras empresas o con clientes, con la especialidad de que se hará a través de un entorno seguro perteneciente al Consejo General del Notariado, el ya mencionado Portal Notarial del Ciudadano, el notario será el administrador de esa videoconferencia e irá dando paso a cada uno de los otorgantes si son varios y finalmente se procederá a la firma de los documentos.

Entiendo que hay muchas cuestiones sobre la materia como si se puede firmar desde poblaciones distintas a la del notario, cuya respuesta es afirmativa, de hecho, se puede firmar incluso residiendo en el extranjero fuera de territorio nacional.

También se podría firmar por unos otorgantes físicamente en el despacho del notario y por otros por videoconferencia.

En resumen, aunque ahora todo parezca muy novedoso y haya muchas dudas sobre su aplicación el objetivo de esta videoconferencia ante notario es acercar a todos los ciudadanos el servicio público notarial y facilitar su acceso ofreciendo una alternativa ágil y eficaz que por desgracia no estaba disponible en la reciente pandemia sufrida en el año 2020.

En Notaría de Blas estamos listos y preparados para ofrecer este servicio a todos nuestros clientes y estaremos encantados de informarte y ayudarte en todo lo necesario.

Un afectuoso saludo.
Antonio Díez de Blas.

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