La signatura per videoconferència (tot el que necessites saber)

La signatura per videoconferència (tot el que necessites saber)

Nom de la llei i raó de la seva aprovació:

Llei 11/2023, de 8 de maig, de trasposició de directives de la unió europea en matèria d’accessibilitat de determinats productes i serveis, migració de persones altament qualificades, tributària i digitalització d’actuacions notarials i registrals; i per la qual es modifica la llei 12/2011, de 27 de maig, sobre responsabilitat civil per danys nuclears o produïts per materials radioactius.

Com a necessitat de transposar al dret intern espanyol la Directiva comunitària Directiva (UE) 2019/1151 d’utilització d’eines i processos digitals en l’àmbit del Dret de societats, el Govern va aprovar el 8 de maig la Llei 11/2023 crida d’eines digitals per a notaris i registradors, a Europa es va considerar imprescindible la possibilitat de crear una empresa des de casa per qualsevol ciutadà de la Unió, i Espanya ha estat un dels països que més ha trigat a complir amb la normativa europea.

En l’àmbit que més ens interessa de la Llei és el notarial i aquesta Llei introdueix les següents novetats:

  • Regular un protocol electrònic que reflecteixi les matrius dels instruments públics, ja no sols tindrem aquests llibres tan grans (protocol) on guardem tots els contractes, actes i escriptures que signen els clients, sinó que al mateix temps existirà un protocol electrònic (en el núvol) custodiat pel Consell General del Notariat de tots els documents signats pels notaris espanyols.
  • La possibilitat de consulta digital motivada d’un índex únic informatitzat general pel Consell General del Notariat i les administracions públiques, instrument molt útil per als notaris i per a les administracions per al control de blanqueig de capitals, prevenció del frau fiscal, etc.
  • Permetre l’atorgament d’uns certs instruments a través de videoconferència i compareixença electrònica.
  • I disposicions en matèria de seguretat i arxius.

De tot això el que ha generat major interès als ciutadans és la possibilitat de signar a distància amb el seu notari a través d’una videoconferència.

El primer que hem de preguntar-nos és:

Quin tipus de documents podré signar a distància amb el meu notari de confiança?

La signatura notarial podrà desenvolupar-se a través de la videoconferència en determinats casos taxats, però que poden ampliar-se reglamentàriament en un futur:

  1. Les pòlisses mercantils. (és a dir, tot tipus de préstecs personals, línies de crèdit, avals, pignoració de fons o dipòsits en garantia, confirming, factoring o descompte de factures…) Això sí, en cap cas préstecs amb garantia hipotecària, (hipoteques) que continuaran havent de signar-se en tot cas presencialment davant el notari.
  2. La constitució de societats mercantils, nomenaments i apoderaments mercantils, així com altres actes societaris sempre que, de tenir aportacions, siguin dineràries. Si les aportacions a la societat fossin no dineràries per exemple de béns immobles haurà de realitzar-se la signatura també de manera presencial.
  3. Els poders de representació processal (poders per a plets) o davant les Administracions, els electorals i per a actes concrets. No cap per als generals o per als preventius, per ser poders molt més delicats que exigeixen del notari un judici de suficiència dels poders molt més exhaustiu.
  4. La revocació de poders, excepte els “generals preventius” (aquests poders generals tant la seva concessió com revocació exigeixen presència física davant notari).
  5. Les cartes de pagament i les cancel·lacions de garanties. (les típiques cancel·lacions d’hipoteques també podran fer-se a distància).
  6. Les actes de junta general i les de referència en sentit estricte. (aquest és un dels documents que des del COVID ja podia realitzar-se per videoconferència, de fet, va anar el primer document a signar pel notari a distància).
  7. Els testimoniatges de legitimació de signatures. (compulses de signatures digitals).
  8. Els testaments mentre hi hagi confinament per epidèmia. Per tant, no en qualsevol situació de normalitat sinó exclusivament en situacions d’epidèmia declarada i amb prohibició de sortides a la població.
  9. Les declaracions d’obra nova sense extinció de condomini, ni adjudicació de propietat, i la divisió de la propietat horitzontal.
  10. La conciliació, tret que el notari consideri convenient la presència física.
  11. Altres actes i negocis jurídics permesos reglamentàriament. Pel que en un futur podrien ampliar-se el nombre de documents que es podrien signar per videoconferència.

És important ressenyar que la signatura davant notari per videoconferència no deixa de ser una opció per al ciutadà sense que en cap cas tingui caràcter obligatori sent una alternativa més per a facilitar i acostar la funció notarial a totes les persones.

Procediment per a poder signar amb el teu notari per videoconferència:

  • L’atorgant accedirà a l’aplicació oberta en la seu electrònica notarial l’anomenat Portal notarial del Ciutadà identificant-se. Si no tingués signatura electrònica, se li dotarà gratuïtament d’una d’ús específic per a l’atorgament.
  • Durant l’acte de l’atorgament, el notari haurà d’exhibir al compareixent el document a través de la plataforma, de manera que pugui fer ús del seu dret a llegir-lo, sense perjudici de la lectura alternativa per part del notari i de l’assessorament que ha de prestar sobre el seu contingut.
  • El notari autoritzarà el document amb la seva signatura electrònica qualificada.

Compareixença electrònica

Té un àmbit més ampli que el d’atorgar títols per compareixença per vídeo, podent a més:

Actes. Els interessats podran mitjançant la compareixença electrònica:

  1. Aportar antecedents per a una posterior autorització de document notarial.
  2. Atorgar electrònicament els actes o negocis jurídics que es determini, la pròpia Signatura del document per videoconferència.
  3. Sol·licitar còpies simples o autoritzades prèvia apreciació del seu interès.
  4. Sol·licitar que s’identifiquin els documents notarials en els quals ha intervingut per a demanar després còpies autoritzades electròniques. No preveu per a còpies simples.

Procediment:

  • Els interessats a signar per videoconferència podran comparèixer electrònicament en la seu electrònica notarial, el que es coneix com a Portal Notarial del Ciutadà, identificant-se conforme a l’article 9 LPAyPAC DNI, NIE…, havent de proporcionar el seu telèfon, correu electrònic i, si és el cas, la seva representació.
  • Podreu exercir el vostre dret a l’elecció de notari conformement a la legislació aplicable, és a dir, el que tria el notari ets TU, la videoconferència no canvia res en aquest aspecte.
  • La seu electrònica notarial haurà de permetre… “l’apreciació de la seva capacitat jurídica, assegurant la immediació electrònica”. Com a notari el meu treball no canvia continuo havent d’apreciar la capacitat de la persona que signatura, fer la labor d’assessorament i informació en la lectura de l’instrument i recollir el consentiment informat de les parts intervinents que el prestaran en comptes de mitjançant una signatura manuscrita en un paper per una signatura electrònica a través d’un certificat electrònic reconegut.
  • El notari haurà de comprovar la documentació remesa per a la seva identificació per l’atorgant, de fet s’acararà prèviament amb arxius de la policia per a evitar qualsevol tipus de frau i arxivarà còpia electrònica només si ho exigeix la legislació de prevenció de blanqueig i terrorisme.

Al final el procediment de signatura no es diferenciarà molt de qualsevol tipus de videoconferència que per motius laborals ens veiem obligats a tenir gairebé cada dia en les nostres empreses o amb clients, amb l’especialitat que es farà a través d’un entorn segur pertanyent al Consell General del Notariat, el ja esmentat Portal Notarial del Ciutadà, el notari serà l’administrador d’aquesta videoconferència i anirà donant pas a cadascun dels atorgants si són varis i finalment es procedirà a la signatura dels documents.

Entenc que hi ha moltes qüestions sobre la matèria com si es pot signar des de poblacions diferents a la del notari, la resposta del qual és afirmativa, de fet, es pot signar fins i tot residint a l’estranger fora de territori nacional.

També es podria signar per uns atorgants físicament en el despatx del notari i per uns altres per videoconferència.

En resum, encara que ara tot sembli molt nou i hi hagi molts dubtes sobre la seva aplicació l’objectiu d’aquesta videoconferència davant notari és acostar a tots els ciutadans el servei públic notarial i facilitar el seu accés oferint una alternativa àgil i eficaç que per desgràcia no estava disponible en la recent pandèmia soferta l’any 2020.

A Notaria de Blas estem llestos i preparats per a oferir aquest servei a tots els nostres clients i estarem encantats d’informar-te i ajudar-te en tot el necessari.

Una afectuosa salutació.
Antonio Díez de Blas.
Notaria De Blas - Blog - La firma por videoconferencia (todo lo que necesitas saber)